当员工听到“会议”这个词时,他们往往会翻白眼、叹气或皱眉。在很大程度上,这是由于大多数会议的长度,一些研究人员说,会议是工作世界中第三大浪费时间的事情。50%的工作时间都花在开会上。这意味着至少25%的工作时间都花在了会议上。分配给会议的时间通常太长,或者会议一开始就可以在循环电子邮件中总结。为了让你的会议更有效、更节省时间,这里有4个小贴士,可以让你的会议变得迅速、活力四射。
- 这个会议有必要吗?
在召开会议之前问问自己,这次会议是否重要到其他工作人员应该停下手头的工作,花时间在董事会会议室里?如果答案不是“绝对肯定”,那么这次会议就不应该举行。可以通过备忘录或电子邮件处理的会议往往会过长,令人沮丧。毕竟,员工们暂时放下了堆积如山的工作。
- 设定时间和议程
如果你认为你的会议非常重要,需要你的员工亲自出席。重要的是要设置会议的长度,并告知与会者会议的内容。当你宣布会议结束时,一定要告诉他们会议什么时候结束,并严格遵守会议规定。与会者不仅会为你的会议做准备,他们还会知道会议什么时候结束,然后回到他们的任务中去。
- 无聊不在出席名单上
如果每个人都神清气爽、精神饱满,那么一场有效的会议就达到了目标。疲惫是你绝对要避免的事情,即使会议的内容是数据更新。你的会议必须吸引你的听众。如果会议没有包括你的听众,结果将是毫无成效的,而且是浪费时间。更不用说无聊的事情了。
- 创新地保持事情的简短和按期进行
一些公司用会议室机器人来控制会议室的数字设备。当会议开始时,Wifi网络立即关闭,时间一到,灯就会熄灭。如果会议开始拖沓,其他人则倾向于搬走所有的椅子。如果会议时间过长,所有的椅子都被移走,所有的与会者都站着直到会议结束。为什么不计时每个人说话的时间,超过时间的人必须唱歌或做50个仰卧起坐。这里的关键是让事情变得有趣,同时保持简短。
来源:
Ethiojobs