工作职责及主要工作内容
1.采购及供应管理(25%)
·监督采购和其他相关紧急后勤服务的管理,以确保及时采购货物和服务,以促进紧急项目的实施,同时确保组织获得物有所值。beplay登入
·确保采购指南和其他采购指南的正确执行,支持满足项目需求和要求,实现符合捐助者,赠款和国际计划的程序和系统,并在采购道德方面保持高标准。
·监督公开和非公开招标程序,并与投标委员会一起进行投标分析;
·与项目协调员、项目主管和项目负责人协调并参与起草和制定年度(或项目)采购计划,根据详细的实施计划,与所有其他采购人员合作,提供关键的采购组成部分,并领导采购进度的实施、监控和报告
·批准采购计划的执行,并签署符合组织门槛的请购单
·通过市场评估维护一份最新的应急供应商清单,并定期提交该清单以修订供应商的表现,促进CO的管理团队/招标委员会/PAM的认可。在供应商表现不佳时,领导纠正措施的执行。
2.车队管理(15%)
·确保《车辆管理指南》的正确执行:
·每月进行车辆使用情况分析,用于决策;技术检查,车辆调度和分配,为车辆配备所有必要的安全和回收物品。监督国际计划车辆和员工的保险采购,以确保降低国际计划资产和员工的风险。
·批准并签署每周/每月的日志、行程和燃油记录,监控所有车辆的使用、维护和燃油消耗
·为区域办事处一级的每辆车准备和维护适当的文件。确保年度车辆检查及时完成。
·监督国际计划车辆和员工的保险采购,以确保降低国际计划资产和员工的风险。
·跟进区域项目单位和分处项目转发的运输问题;以完整的PR形式及时接收来自不同部门和分处的车辆需求,在不同原因认为需要时适当处理更换租赁车辆。
·确保年度车辆检查及时完成。
·及时与车辆供应商沟通并下单,进行车辆送检。
·监督国际计划车辆和员工的保险采购,以确保降低国际计划资产和员工的风险。
·通过租赁为所有紧急项目提出车队措施(增减),并就车辆大修和/或退役提供建议;处理租赁车辆的付款和所有必要的文件。
3.资产管理(5%)
·拥有固定资产和库存库存;确保其完整性并跟踪定期更新,并能够随时报告技术状况,维护需求,寿命/到期(更换,退休),使用和返还所有物理资产,包括车辆,(租用的)小区,建筑物及其技术基础设施;
·定期编制和更新资产主数据表、资产保留清单,及时识别待处置资产,并在资产处置过程中配合和协助
·确保适当记录国家办事处的所有资产,并在资产登记表中填写所有必要的信息
4.库存管理和配送管理(10%)
·确保定期更新,并能够随时报告所有物理资产的技术状况、维护需求、寿命/到期(更换、退役)、使用和返还,包括车辆、(租用的)小区、建筑物及其技术基础设施;管理有效、正确的股票交易登记是否完成
·定期进行应急固定资产清查和库存盘点,确保对从供应商收到的所有物资进行检查,并完成相应的库存项目发放和调度文件,并制作标准化报告供内外部用户使用。每月月底及时生成定期库存报告。有效地进行所有库存管理活动,包括对采购物品进行检查,接收和更新库存余额,根据批准的要求发放和分发,通过确保仓库的正确堆放和安全记录库存交易,以及其他相关活动。
5.办公室和仓库租赁合同管理(10%)
有效、高效地管理办公室和仓库租赁合同。
·准确处理租赁合同的准备和提交签署,根据租赁协议的条款和条件处理租赁协议的付款
·维护所有租约的最新文件,包括盘点清单、契约副本、租金付款和其他与租赁设施相关的文件。维护所有租赁协议、修订和其他相关文件的详细信息表格。
6.预算及处理/协助付款(10%)
·确保物流和行政相关预算可用,并妥善管理,以有效和高效地运作:
·确保有效及时地处理水电费、电话费、网费单和其他水电费。
·协助编制部门活动预算并进行预算控制;与预算负责人和财务协调,及时收集不同项目的预算,并在SAP上收费,处理租赁车辆的付款流程
7.团队绩效管理(10%)
·监督、指导和激励员工提高和管理他们的绩效和发展,通过管理他们的工作量(工作清单、计划、监控和反馈),以及根据他们的运营需求安排适当的工作条件和投入,使他们能够发挥最大的能力。为他们的表现提供指导和反馈,并进行绩效评估等。
8.安全服务管理(5%)
·确保所有厂区在人员和设施(围栏、大门)方面都有适当的保护和保障,并在需要时采取适当的纠正措施。有效地监督和监督办公室安全服务的处理。
·为保安人员发布或提供指导方针和工作指导书(出入口政策、门禁政策、交战规则等),并确保其正确执行,制定保安人员时间表,为新保安人员提供培训/培训;守卫的周表和值班表。
9.定期报告(10%)。
·准备、接收、审核并编制物流部门的月度、季度、半年度、年度物流报告(采购、库存、资产、车队、报表等)。
国际计划的实践价值观
我们是开放和负责任的
通过公开、诚实和透明,我们在组织内外创造了一种信任的氛围。当我们说到做到的时候,我们要求自己和他人对我们所做的决定和我们对他人的影响负责。
我们力求产生持久的影响
我们努力对儿童和青年的生活产生重大和持久的影响,并确保女童的平等。我们挑战自己的大胆,勇敢,反应灵敏,专注和创新。
我们合作得很好
我们通过与组织内外的其他人有效合作,包括我们的赞助商和捐助者,取得成功。我们积极支持我们的同事,帮助他们实现他们的目标。我们在国际计划的团队中,与儿童、女孩、年轻人、社区和我们的合作伙伴一起创建和实施解决方案。
我们是包容和赋权的
我们尊重所有人,欣赏差异,并在我们的课程和工作场所挑战不平等。我们支持儿童、女童和青年增强自信,改变自己的生活。我们鼓励员工发挥最大的潜能。
学历/经验至关重要:
·本科学历,如物流、供应链管理、工商管理、管理学、经济学等相关领域
·至少5年以上相关工作经验,其中3年高级工作经验(不一定是在非政府组织或INGO中获得的)或具有相当的组合。
·在应急和发展项目等大型后勤工作方面有丰富经验
·可证明的驾驶资格和经验
学历/经验可取:
·在采购管理、车队管理、库存管理、资产管理领域至少5年相关工作经验,优先考虑在INGO环境下工作。
·展示了调度和管理多个部门的服务请求的经验。
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